В оптовій торгівлі прибуток рідко зникає через одну велику помилку. Його з’їдають дрібниці: менеджер дав знижку, яку ніхто не погоджував, клієнт отримав відвантаження з простроченим боргом, прайс оновили на сайті, але забули в базі. Кожен випадок окремо виглядає незначним, а за квартал набігає сума, яку власник шукає в звітах і не може знайти.
Порядок в опті тримається на трьох речах: актуальні ціни, контрольовані знижки і дисципліна по дебіторці. Усі три можна налаштувати в обліковій системі так, щоб правила працювали без щоденного ручного контролю.
Ціни: одна база замість десятка прайсів
Типова ситуація в компанії, що виросла з невеликого складу: є базовий прайс, окремі ціни для великих клієнтів, акційні позиції і спецумови для дилерів. Усе це живе в різних файлах, і менеджер щоразу вирішує, яку ціну поставити.
Правильний підхід - вести всі види цін в одній системі і прив’язувати їх до клієнта або групи клієнтів. Тоді в замовленні ціна підставляється автоматично, а змінити її може тільки людина з відповідними правами.
- Закупівельна ціна оновлюється з прибуткових накладних.
- Відпускні ціни розраховуються від закупівлі за формулою з націнкою.
- Індивідуальні умови оформлюються як окремий вид ціни, а не як ручне виправлення.
- Історія змін зберігається, щоб розібратися у спірних випадках.
Окремо варто подумати про валюту. Якщо частина товару імпортна, закупівельні ціни залежать від курсу, і прайс, оновлений місяць тому, вже може працювати в мінус. Система дозволяє зберігати базову ціну у валюті і перераховувати відпускні ціни в гривні за курсом на дату документа. Тоді менеджеру не потрібно щоранку перевіряти курс і переписувати прайс вручну, а маржа залишається в запланованих межах.
Знижки: правила замість домовленостей
Знижка - найпростіший спосіб закрити угоду, тому менеджери користуються ним охоче. Щоб маржа не танула, система має знати межі: яку знижку менеджер дає сам, яку погоджує керівник відділу, а яку тільки власник.
У програмах для торгівлі це реалізується через погодження замовлень. Наприклад, у конфігурації бас управління торгівлею можна задати граничну знижку для кожної ролі, умови за обсягом партії і за сумою замовлення. Якщо менеджер виходить за межі, замовлення не відвантажується, поки його не погодить відповідальна особа. Звіт про надані знижки показує, хто і кому дає найбільше, і з цього часто починається розмова про мотивацію відділу продажів.
Що варто перевіряти щомісяця
- Середню знижку за менеджерами і за клієнтами.
- Маржу за товарними групами після знижок.
- Клієнтів, у яких знижка росте, а обсяг закупівель ні.
Дебіторка: відвантаження тільки в межах ліміту
Оптові клієнти звикли до відстрочки, і це нормально. Проблема виникає, коли відстрочка стає безстроковою. Склад відвантажує, бухгалтерія фіксує борг, а про прострочку менеджер дізнається вже тоді, коли клієнт перестав виходити на зв’язок.
Щоб цього не сталося, для кожного контрагента в системі задаються кредитний ліміт і допустимий термін відстрочки. Під час оформлення нового замовлення програма перевіряє поточний борг і блокує відвантаження, якщо ліміт вичерпано або є прострочення. Розблокувати може фінансист або керівник, і це рішення теж фіксується.
- Розділіть клієнтів на групи за надійністю і обсягом.
- Для кожної групи визначте ліміт і термін оплати.
- Увімкніть контроль боргу під час проведення замовлення.
- Щотижня переглядайте звіт про прострочену дебіторку за менеджерами.
Корисно також зв’язати контроль дебіторки з мотивацією менеджерів. Якщо бонус нараховується від оплаченої, а не від відвантаженої суми, менеджер сам стежить за тим, щоб клієнт розраховувався вчасно. Облікова система рахує такий бонус автоматично: вона бачить і відвантаження, і оплати, і прив’язку клієнта до менеджера. Спірних ситуацій наприкінці місяця стає значно менше.
Склад теж впливає на гроші
Ще одне джерело втрат в опті - товар, що лежить без руху. Гроші заморожені, місце на складі зайняте, а частина позицій поступово втрачає актуальність. Звіт про оборотність запасів за товарними групами показує, що варто розпродати зі знижкою, а що замовляти частіше і меншими партіями. Рішення про розпродаж краще ухвалювати раз на місяць за цим звітом, а не тоді, коли склад уже переповнений.
Люди мають розуміти систему
Навіть ідеально налаштовані правила не працюють, якщо менеджери і комірники не розуміють, навіщо вони потрібні. Найчастіше саботаж нової системи починається з фрази «у старій програмі було зручніше». Тому впровадження варто планувати разом із навчанням: окремо для продажів, складу і бухгалтерії, з прикладами на реальних документах компанії.
Частину навчання можна віддати онлайн-курсам, щоб співробітники проходили їх у зручному темпі і поверталися до складних тем. Наприклад, програми навчання роботі з обліковими системами для різних ролей зібрані на сторінці https://finsoft.ua/ua/kursi. Після такого курсу менеджеру простіше прийняти, що знижка понад ліміт потребує погодження, а не є особистою образою від керівника.
Коли ціни, знижки і борги працюють за прозорими правилами, власник оптової компанії перестає гасити пожежі і може займатися розвитком: новими постачальниками, асортиментом, виходом у нові регіони.
