Ви вже за кордоном, а документи потрібно перекласти й засвідчити для місцевої інстанції. Оригінали лишилися в Україні або на руках, їхати нікуди, а вимоги незрозумілі. Хороша новина: замовити переклад дистанційно можна, не повертаючись додому, — розповідаємо, як це працює.
Швидка відповідь. Щоб отримати переклад документів, перебуваючи за кордоном, потрібно:
- Надіслати чіткі скани або фото документів у бюро перекладів
- Уточнити, який тип засвідчення потрібен інстанції — нотаріальний чи печаткою бюро
- За потреби надіслати оригінал поштою або зробити нотаріально засвідчену копію
- Отримати готовий переклад в електронному вигляді або кур’єром
Чи можна замовити переклад документів дистанційно
Так, і це давно робоча практика. Більшість бюро перекладів приймають документи онлайн — вам не потрібно особисто приходити в офіс чи повертатися в Україну. Достатньо надіслати скани, а далі бюро виконує переклад, засвідчує його й повертає готовий документ зручним для вас способом.
Від вас на старті потрібно небагато: якісні скани або фото документів і розуміння, для якої інстанції готується переклад. Іноді додатково знадобиться оригінал — але не завжди, і про це нижче.
Часта помилка. Надсилають нечіткі фото при поганому освітленні або скани лише частини документа — без зворотного боку, без печаток і штампів. Переклад за таким матеріалом зробити не можна: перекладач зобов’язаний перекласти документ повністю, включно з усіма печатками. Через це роботу доводиться відкладати й перезнімати документи. Знімайте одразу всі сторінки, рівно й при денному світлі.
Що можна перекласти по сканах, а що вимагає оригіналу
Тут усе залежить від типу засвідчення, який вимагає інстанція.
Якщо достатньо перекладу, засвідченого печаткою бюро перекладів, то в більшості випадків вистачить якісного скану — оригінал везти не потрібно. Такий варіант приймають не всі інстанції, тому спершу варто переконатися, що вашій установі його достатньо.
Якщо ж потрібен нотаріальний переклад, ситуація інша. Нотаріусу, як правило, потрібен оригінал документа або його нотаріально засвідчена копія — за простим сканом нотаріус переклад не засвідчить. Тому спершу варто з’ясувати вимоги інстанції, а вже потім вирішувати, чи достатньо скану, чи доведеться передавати оригінал.
Як передати документи в бюро перекладів з-за кордону
Найпростіший перший крок — обрати надійне бюро перекладів і зв’язатися з ним. Фахівці одразу підкажуть, що потрібно саме у вашому випадку: які документи готувати, чи вистачить сканів, чи знадобиться оригінал. Це економить час — ви не гадаєте навмання, а дієте за конкретною інструкцією під вашу інстанцію.
Далі способів передачі кілька, і обирати варто залежно від того, потрібен оригінал чи ні.
Найпростіший — надіслати скани електронною поштою. Цього достатньо для перекладу з печаткою бюро.
Якщо потрібний нотаріальний переклад документів, оригінал можна надіслати кур’єрською або поштовою службою. Другий варіант — зробити нотаріально засвідчену копію документа за місцем вашого перебування (у місцевого нотаріуса чи в консульстві) і працювати вже з нею.
Довіреність для самого перекладу зазвичай не потрібна — вона знадобиться хіба що в окремих випадках, наприклад коли за вас у Україні потрібно отримати чи подати документи. Це варто уточнити заздалегідь.
Як отримати готовий переклад, перебуваючи за кордоном
Отримати результат теж можна кількома способами.
Електронний засвідчений переклад — файл із цифровим підписом, який надсилають вам поштою. Зручно й швидко, але підходить не для всіх інстанцій.
Паперовий переклад із «мокрими» печатками — його доставляють кур’єром за кордон або передають вашій довіреній особі в Україні, якщо вам зручніше отримати документ там.
Важливо знати. Електронний і паперовий переклад різні інстанції приймають по-різному: одна установа задовольниться файлом із цифровим підписом, інша вимагатиме оригінал із печаткою на папері. З’ясуйте формат, який приймає ваша інстанція, ще до замовлення — це збереже вам час і кошти на повторну доставку.
Апостиль і легалізація, якщо ви вже за кордоном
Апостиль підтверджує справжність самого документа й потрібен для країн-учасниць Гаазької конвенції. Ключовий нюанс: апостиль ставить уповноважений орган тієї держави, що видала документ, а не країни, де ви зараз перебуваєте. Тобто український документ апостилюють в Україні, навіть якщо ви вже в Європі.
Особисто приїжджати для цього не обов’язково — апостилювання можна оформити через довірену особу в Україні або доручити цю послугу бюро перекладів, яке взаємодіє з профільними відомствами. Якщо країна призначення не входить до Гаазької конвенції, замість апостиля знадобиться консульська легалізація — довша процедура із засвідченням у МЗС і посольстві.
Покроковий порядок дій
- Підготуйте чіткі скани всіх сторінок документів.
- Уточніть вимоги інстанції — який тип засвідчення потрібен і в якому форматі (електронний чи паперовий).
- Передайте документи в бюро: сканами або оригіналом поштою, якщо потрібне нотаріальне засвідчення.
- Дочекайтеся перекладу й засвідчення — нотаріального, печаткою бюро або з апостилем за потреби.
- Отримайте готовий переклад зручним способом: електронно, кур’єром чи через довірену особу.
Перебування за кордоном не заважає перекласти й засвідчити українські документи — головне заздалегідь з’ясувати вимоги інстанції та обрати правильний спосіб передачі й отримання.
В Україні працює багато бюро перекладів, і одним із таких є міжнародне бюро перекладів «Курсив» в Одесі. Воно працює дистанційно по всій Україні та за кордоном: там підкажуть, що можна зробити по сканах, а що вимагає оригіналу, і оформлять переклад під конкретну інстанцію — щоб ви подали документи один раз.
