Задумывались ли вы, сколько бумажных документов – заметок, записок, писем, факсов, отчетов, предложений, фотокопий, презентаций и т.д. – ваша организация выпускает каждый день? Вы, вероятно, понятия не имеете.
Без какой-либо формы электронной или цифровой системы управления документами у вас будет множество бумажных файлов и, вероятно, не хватит картотек для их хранения. На самом деле, исследование показало, что в Украине производится более 4 триллионов бумажных документов, и они растут с угрожающей скоростью 22% в год. Для Матери Природы — это миллионы срубленных деревьев.
Система электронного документооборота в Украине – это программная система для организаций и хранение различных видов документов. Этот тип системы является более специфическим видом системы управления документами, более общим типом системы хранения, которая помогает пользователям организовывать и хранить бумажные или цифровые документы. EDI Network (https://edi-n.com/) более конкретно относится к программной системе, которая обрабатывает цифровые документы, а не бумажные документы, хотя в некоторых случаях эти системы могут также обрабатывать цифровые отсканированные версии оригинальных бумажных документов.
Электронный документооборот дает возможность централизованно сберегать огромные объемы цифровых документаций. Многие из этих систем также включают функции для более эффективного поиска документов.
Некоторые эксперты отмечают, что система электронного документооборота имеет много общего с системой управления контентом. Одно из основных отличий заключается в том, что большинство систем включают обработку различного веб-контента с центрального сайта, тогда как система управления документами часто в основном используется для архивирования.
Чтобы обеспечить хорошую классификацию цифровых документов, многие системы электронного документооборота полагаются на детальный процесс хранения документов, включая определенные элементы, называемые метаданными. Метаданные вокруг документа обеспечат легкий доступ к ключевым деталям, которые помогут тем, кто ищет в архивах, найти то, что им нужно, по хронологии, теме, ключевым словам или другим ассоциативным стратегиям. Во многих случаях специальная документация для оригинальных протоколов хранения является основной частью того, что делает систему электронного документооборота столь ценной для бизнеса или организации.
