Помощь бюро переводов в проведении международных конференций.

Проведение международных конференций с участием бюро переводов.

Это способ создания хорошей репутации для любой компании. Мероприятие способствует налаживанию деловых контактов, заключению новых сделок, обмену опытом и идеями. Поэтому от качества их проведения зависит то, какое впечатление вы создадите о себе: положительное или нет.

Важным моментом является понятность изложенной информации для всех присутствующих. Бюро byuro.agency поможет организовать синхронный перевод, предоставив лучших лингвистов – специалистов в необходимой сфере: юриспруденция, экономика, медицина, техника.

Конференции имеют конкретные цели и специализированную направленность. При подготовке следует учитывать особенности мероприятия, которые зависят от приглашенной аудитории, важности и масштаба события.

Подготовка

К вопросу подготовки следует подойти максимально ответственно. Вам предстоит:

• найти оптимальную площадку;


• обеспечить техническую базу и арендовать недостающее оборудование;


• договориться с бюро переводов о предоставлении необходимого числа профессионалов, а также аппаратуры для синхронного перевода;


• организовать проезд и питание приглашенных;


• тематически оформить зал;


• разослать пригласительные;


• напечатать программки и другие материалы: каталоги, визитки, буклеты, шаблоны договоров;


• разместить приезжих в гостинице;


• подготовить культурную программу.

Полезные советы

Дабы Ваше мероприятие прошло как можно лучше и оставило в памяти только приятные воспоминания, мы подготовили несколько рекомендаций.

Правильно ставьте цели и определяйте формат

Формулировка должна быть максимально конкретной, что именно Вы желаете донести до участников: интересную информацию, либо хотите собрать средства на проект, поблагодарить компаньонов. Тогда будет понятна концепция события, его длительность, оформление и место проведения.

Тщательно планируйте

Все должно быть спланировано до мельчайших деталей: логистика, контент (можно перевести здесь http://web-site.help/creation-translation), ход мероприятия. Важно первое впечатление, поэтому придумайте как необычно организовать регистрацию гостей, какую включить музыку, оформить место для фото, чем заполнить перерывы и как одеть команду.

В составлении бюджета учитывайте возможность непредвиденных обстоятельств

Подробно распишите весь перечень задач вместе со стоимостью. Оставьте резерв для внеплановых ситуаций, так вы обезопасите себя от неожиданного провала.

Самостоятельно проверяйте место проведение и имейте запасной план

Без дотошной проверки есть риск, что сценарий пойдет не по плану. В самый ответственный момент может оказаться, что не работает лифт или кондиционер, что туалет расположен слишком далеко или дверь не предназначена для прохождения крупногабаритной техники. Нужно все протестировать заранее.

Сервис должен быть на высоте

Атмосфера соответствует ситуации, организатор приветлив и сохраняет спокойствие, помогает гостям решить их проблемы. Для минимизации рисков лучше разделить зоны ответственности между несколькими людьми, а также пригласить профессионалов, которые организуют устный перевод на высшем уровне.

Финальная проверка

За сутки до начала пройдитесь по всем пунктам конференции, уточните каждую деталь и пообщайтесь с командой: все ли четко понимают свою задачу. Также осмотрите помещение, убедитесь, что готовы печатные документы и их перевод на английский (или другой язык).