Нижче розберемо послідовність закриття місяця на одному умовному прикладі мовної школи з індивідуальними уроками. Це спрощена управлінська модель за нарахуванням: дохід і витрати відносимо до періоду, якого вони стосуються. Податкові розрахунки ведуть окремо за правилами своєї системи оподаткування.
Зберіть дані про заняття, учнів та оплати
Визначте межі звітного місяця й дату завершення перевірки. Зручний робочий порядок - дати викладачам час підтвердити заняття, адміністратору звірити платежі, а керівнику перевірити розбіжності. Зафіксуйте, хто відповідає за кожну ділянку: інакше пропущений урок або невпізнаний платіж можуть залишитися поза звітом.
Для перевірки потрібні:
- проведені заняття з датою, учнем, викладачем і погодженою вартістю;
- перенесення та скасування з остаточним статусом;
- платежі, повернення, залишки передоплат і заборгованість учнів;
- нарахування викладачам, рахунки та інші витрати місяця.
Для роботи з розкладом викладачів, записами учнів та платежами можна використовувати CRM для онлайн-школи Flaber. Сервіс також дає змогу переглядати витрати за вибраний період. Перед підбиттям підсумків відповідальний працівник має перевірити повноту й актуальність даних.
Зіставляйте записи за учнем, датою, сумою та ідентифікатором операції. Оплату може внести хтось із батьків, тому прізвище платника не завжди збігається з прізвищем учня. Перенесений урок перевіряйте за фактичною датою проведення, щоб не врахувати його двічі. Уточнення збережіть поруч із відповідним записом.
Скасований запис перевіряйте за умовами домовленості: чи зберігається оплачений урок, чи належить повернення, чи передбачено плату за пізнє скасування. Останню позначайте окремо від проведених занять. Інакше фінансовий звіт і статистика роботи викладача показуватимуть різні за змістом результати під однаковою назвою.
Відокремте отримані гроші від доходу за проведені заняття
Учень оплатив вісім однакових занять за 4 000 грн. Вартість одного уроку в пакеті - 500 грн. У поточному місяці він відвідав три заняття, отже, дохід за виконану роботу становить 1 500 грн. Решта 2 500 грн припадає на п’ять майбутніх уроків і залишається передоплатою.
Припустімо, у нашій школі 30 учнів придбали такі пакети й кожен пройшов по три уроки. Загальна оплата пакетів - 120 000 грн до утримання платіжних комісій. За 90 проведених занять школа визнає 45 000 грн доходу, а 75 000 грн стосуються майбутнього навчання. Інших продажів у цьому прикладі немає.
Такий розподіл допомагає побачити результат виконаної роботи. У підручнику OpenStax принцип нарахування пояснюють через визнання доходу в періоді, коли його зароблено, незалежно від моменту отримання грошей. Для нашої моделі одиницею виконаної послуги є завершений урок.
Окремо перевірте повернення й старі борги. Повернення невикористаної передоплати зменшує кошти та відповідне зобов’язання перед учнем; воно не скасовує дохід за вже проведені заняття. Погашення боргу за уроки попереднього місяця не створює повторного доходу. Якщо школа повертає гроші саме за проведений урок, потрібно визначити відповідне коригування доходу.
Для кожного учня складіть коротку звірку: залишок передоплати на початок місяця, нові надходження, вартість використаних занять, повернення та кінцевий залишок. За однакової вартості уроків перевірте також кількість невикористаних занять. Підсумок цього переліку має збігатися із загальною сумою передоплат школи на кінець місяця.
Порахуйте витрати за той самий період
Спочатку визначте вартість роботи викладачів за проведені уроки. У нашому прикладі погоджена вартість викладання становить 250 грн за заняття: 90 × 250 = 22 500 грн. Якщо цю роботу оплатять наступного місяця, витрата все одно належить до поточного, а невиплачену суму потрібно окремо відстежувати.
Далі зберіть витрати на адміністрування, рекламу, програмні підписки та приймання платежів. У моделі вони становлять відповідно 8 000, 5 000, 2 000 і 1 200 грн. Комісія 1 200 грн умовно дорівнює 1% від оплати всіх пакетів і повністю належить до цього місяця. Це припущення прикладу, а не тариф конкретного платіжного сервісу.
У власному розрахунку врахуйте всі складові оплати праці та інші належні операційні витрати. Для річної підписки визначте частку звітного періоду; для обладнання - порядок обліку й амортизації. Сплата рахунку та використання придбаного ресурсу можуть припадати на різні місяці.
Перевірте комісії окремо: платіжний сервіс може переказати суму вже після утримання своєї винагороди. Якщо зменшити на неї дохід і водночас записати її у витрати, результат буде занижений. Узгодьте категорії один раз і використовуйте їх послідовно.
Складіть короткий звіт про прибутки та збитки
Щоб послідовно звести доходи та витрати за місяць, зручно використати приклад звіту про прибутки та збитки і адаптувати його статті до роботи школи. Переносьте до звіту перевірені суми, для яких можна знайти вихідні записи та пояснити період визнання.
Умовний місяць нашої школи виглядає так. Для спрощення всі операційні витрати моделі наведені в таблиці; оренди, власного обладнання з амортизацією та інших операційних витрат у ній немає.
| Показник | Сума, грн |
|---|---|
| Дохід за 90 проведених занять | 45 000 |
| Прямі витрати на викладання | 22 500 |
| Результат після прямих витрат | 22 500 |
| Адміністрування | 8 000 |
| Реклама | 5 000 |
| Підписки за місяць | 2 000 |
| Платіжні комісії | 1 200 |
| Решта операційних витрат разом | 16 200 |
| Операційний результат моделі | 6 300 |
Розрахунок: 45 000 − 22 500 − 16 200 = 6 300 грн. Це операційний результат за наведеними умовами. Називати його чистим прибутком некоректно: податки та можливі фінансові витрати тут не розраховано.
Якщо всі витрати моделі вже сплачені, з отриманих 120 000 грн після них залишиться 81 300 грн. Проте школа ще має провести уроки на 75 000 грн. Тому залишок грошей потрібно розглядати разом із передоплатами та майбутніми виплатами викладачам.
Оцініть рентабельність і знайдіть причину змін
Для порівняння результатів різних місяців варто розібратися, як розрахувати рентабельність, та щоразу використовувати однакову формулу. У цьому прикладі оцінюємо рентабельність продажів за операційним прибутком: 6 300 ÷ 45 000 × 100% = 14%.
Показник означає, що з кожних 100 грн доходу за проведені уроки після врахованих операційних витрат залишається 14 грн. Він не визначає суму, яку власник може вивести: для цього потрібні також податкові розрахунки й план грошових виплат.
Поряд із відсотком дивіться на абсолютну суму прибутку. Якщо дохід зріс, а прибуток скоротився, послідовно перевірте фактичну ціну уроку після знижок, оплату викладання, витрати на адміністрування та рекламу. За наявності групових занять додайте кількість платних місць у кожній групі.
Причину зміни потрібно підтвердити даними. Наприклад, зростання рекламних витрат варто зіставити з новими учнями та їхніми подальшими оплатами. Різні ціни пакетів - із реальною вартістю проведеного уроку. У поясненні до звіту зазначте разові витрати, щоб наступного місяця було зрозуміло, звідки виникла різниця.
Перетворіть підсумки місяця на конкретні дії
Після перевірки збережіть фінальну версію звіту. Для пізніх уточнень залиште журнал: що виправили, на підставі якого документа та як змінився результат. Так керівник зможе відновити розрахунок, навіть якщо наступне закриття виконуватиме інший працівник.
Невизначені суми винесіть у перелік розбіжностей із поясненням можливого впливу. Поки їх не перевірено, відповідну версію звіту позначайте як попередню. Виправлення мають потрапити і до підсумків, і до вихідних записів.
Завершіть місяць коротким чеклістом:
- Звірте заборгованість учнів і призначте відповідального за уточнення оплат.
- Перевірте залишки передоплат та кількість занять, які школа ще має провести.
- Знайдіть збиткові формати навчання й перевірте їхню ціну, тривалість та витрати.
- Перегляньте розклад з урахуванням попиту, запланованих уроків і доступності викладачів.
- Для кожної розбіжності визначте виконавця та строк виправлення.
- Погодьте дату наступного закриття й перелік показників для порівняння.
