На невеликому підприємстві кадрові документи та розрахунок заробітної плати можуть не вимагати значних ресурсів. Але зі збільшенням штату, появою різних графіків роботи, систем оплати праці та додаткових нарахувань вести облік вручну стає складніше. Бухгалтеру доводиться одночасно контролювати кадрові зміни, відпрацьований час, відпустки, лікарняні, податки й утримання.
Автоматизація допомагає об’єднати ці процеси в одній системі, зменшити обсяг ручних операцій і спростити перевірку розрахунків.
Кадровий облік: від прийняття працівника до звільнення
Кадровий облік охоплює не лише оформлення прийняття та звільнення. Потрібно фіксувати переведення між посадами, зміни умов праці, вести штатний розклад, контролювати зайнятість працівників і відстежувати використання відпусток.
Якщо в компанії працює багато людей, важливо мати єдину базу актуальних відомостей про персонал. Це дає змогу швидше знаходити потрібну інформацію, формувати кадрові документи та отримувати звіти про склад і рух персоналу.
Окремої уваги потребує облік робочого часу. На підприємствах із позмінною роботою, неповною зайнятістю або різними графіками важливо правильно фіксувати відпрацьовані години. Від цих даних залежить подальший розрахунок заробітної плати.
Розрахунок зарплати: коли стандартних нарахувань недостатньо
Якщо всі працівники отримують фіксований оклад, розрахунок заробітної плати зазвичай не має великої кількості змінних. Проте на багатьох підприємствах використовують різні системи оплати: погодинну, відрядну, тарифну, а також доплати за роботу в нічний час, понаднормові години та інші умови.
Крім основної зарплати, бухгалтеру потрібно враховувати відпустки, лікарняні, виплати за середнім заробітком, утримання за виконавчими документами, інші доходи працівників. Розрахунки мають враховувати відповідні правила оплати та оподаткування.
Автоматизована система дає змогу зберігати дані, необхідні для таких розрахунків, застосовувати налаштовані правила нарахувань і формувати інформацію для подальшого обліку. Це особливо важливо, коли різні категорії працівників мають неоднакові умови оплати.
Податки, внески та звітність із заробітної плати
Нарахування зарплати пов’язане з розрахунком податків і внесків, проведенням взаєморозрахунків із працівниками та формуванням звітності. Якщо ці операції виконуються в різних програмах або частково вручну, зростає ризик розбіжностей між кадровими даними, розрахунками та бухгалтерським обліком.
Автоматизація дає змогу використовувати результати розрахунку заробітної плати для відображення операцій в обліку, контролювати заборгованість перед працівниками та формувати регламентовану звітність. Важливо також забезпечити належне розмежування доступу: кадровий фахівець не обов’язково має бачити всі дані про нарахування, а розраховувач зарплати - мати доступ до всіх кадрових функцій.
BAS Бухгалтерія КОРП для кадрового обліку та розрахунку зарплати
Для підприємств, де кадрові процеси й нарахування заробітної плати мають багато особливостей, може бути доцільним використання BAS Бухгалтерія КОРП. Програма поєднує бухгалтерський і податковий облік із розширеними інструментами роботи з персоналом.
У системі можна вести штатний розклад, обліковувати робочий час, стаж і використання відпусток, оформлювати кадрові зміни. Для розрахунку зарплати передбачені різні системи оплати праці, зокрема погодинна та відрядна, а також нарахування за роботу в нічний час і понаднормові години, виплати за середнім заробітком, утримання за виконавчими документами.
Окрема можливість - розмежування прав доступу до зарплатних даних і розподіл ролей між кадровим фахівцем та працівником, який виконує розрахунки. Це допомагає організувати роботу бухгалтерської та кадрової служб відповідно до їхніх завдань.
Водночас BAS Бухгалтерія КОРП не обмежується кадровим обліком. У програмі також ведеться бухгалтерський і податковий облік, облік товарів, основних засобів, виробничих операцій, розрахунків із контрагентами та формування регламентованої звітності.
Коли підприємству варто перейти на розширену автоматизацію
Потреба в розширених інструментах виникає не лише через збільшення кількості працівників. Важливими чинниками є складність системи оплати праці, наявність різних графіків, необхідність вести облік відпусток і стажу, а також розподіл обов’язків між кадровою та бухгалтерською службами.
Якщо стандартних можливостей для кадрового обліку та розрахунку зарплати вже недостатньо, варто оцінити, чи відповідає поточна облікова система реальним процесам підприємства. BAS Бухгалтерія КОРП дає змогу вести ці операції разом із бухгалтерським і податковим обліком в одній програмі.
